Regulamin jako fundamentalny dokument organizatora imprezy | Boiska i Stadiony

Regulaminy są po to, aby… były? Ten jeden z najważniejszych dokumentów obowiązujących podczas imprez sportowych czy artystyczno-rozrywkowych często jest traktowany przez dwie strony – organizatorów oraz uczestników wydarzenia – po macoszemu, a dokumentem wielkiej wagi okazuje się w sytuacji spornej, kiedy jedna ze stron pragnie zabezpieczyć swoje prawa powołując się na określone punkty regulaminu. Wtedy też dokument ten lubi być przytaczany przez strony sporu, a prawda literalnie leży w jego zapisach, poszczególnych artykułach, ustępach, punktach. Dlatego też dobrze przygotowany i przemyślany regulamin imprezy powinien być nie tylko jednym z głównych elementów odpowiedzialnego organizatora imprez, zarówno tych posiadających statut imprezy masowej, jak i mniejszych eventów (np. turniej sportowy, festyn o zasięgu lokalnym), lecz także dokumentem świadomie stosowanym. Od czego zacząć? Czego nie pominąć? Jak pozostawić sobie wpływ na rozwój wypadków? Na te pytania odpowie niniejszy artykuł, w którym – na podstawie przykładowego dokumentu – skupimy się na dobrych praktykach i elementach, które porządny regulamin imprezy mieć powinien.

Jako osoba odpowiedzialna za organizację imprez w GKS GieKSa Katowice S.A., wielosekcyjnym klubie sportowym, posiadającym drużyny uczestniczące w rozgrywkach najwyższego szczebla w kraju – siatkarskiej Plus Ligi, hokejowej Polskiej Hokej Ligi, czy szczebla piłkarskiej pierwszej ligi – miałem przyjemność zorganizować ponad 100 imprez, które miały statut imprezy masowej (zgodnie z zapisami ustawy z dn. 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych) oraz – jeszcze jako pracownik Działu Organizacji i Marketingu WOKiS Stadion Śląski w Chorzowie – również wielu mniejszych eventów. Bezcenne doświadczenie zdobyte podczas przeprowadzonych wydarzeń, głównie o charakterze sportowym, pozwoliło na określenie punktów regulaminu, bez których nie można sobie wyobrazić umiejętnie przeprowadzonej imprezy. W usystematyzowany sposób zostanie przedłożony całkiem sprawny regulamin imprezy sportowej, lecz wiele punktów znajdzie swe odzwierciedlenie również na gruncie imprez artystyczno-rozrywkowych. Regulamin został podzielony na kluczowe rozdziały, które w logiczny sposób pozwolą zrozumieć prawa, obowiązki i odpowiedzialność zarówno organizatora, jak i uczestnika. Regulamin – przedstawiony w formie z komentarzem – można wykorzystać jako dokument bazowy podczas organizacji imprez.